Мониторинг цен Товары Предприятия

23.12.2020 | Служба новостей УкрФирм

Сегодня человек может получить знания из разных источников: электронных, печатных, медийных. Наиболее действенный эффект всегда оказывало контактное обучение, конференции. Участники мероприятия могут воспринимать данные через вербальную и невербальную коммуникацию, визуализацию материала и т.д. Провести научное, социальное, коммерческое мероприятие — это шанс максимально проинформировать гостей, и возможность для участников лучше усвоить материал. Аренда конференц-зала — это приоритетная задача для организаторов приема.

Как правильно организовать конференцию?

Провести достойно конференцию — сложная задача для любого специалиста в этом деле и фактически невыполнимая для непрофессионала. Для того, чтобы правильно организовать мероприятие, необходимо составить план и учесть множество деталей:

  • Тематика конференции. Необходимо четко фиксировать цели своей работы: проинформировать, обучить, обсудить, отпраздновать и т.д. Тематика может быть различная: финансы, новые технологии, политические исследование, экстрасенсорика, бьюти-индустрия. Цели и задачи формируются самими организаторами. Мероприятие может проходить как: конференция, семинар, тренинг, диспут, лекция, бизнес-встреча.
  • Место проведения. Формат раута может влиять на выбор места проведения. Обсуждение IT-технологий требует максимальной концентрации и минималистического стиля при выборе зала. Напротив, модная презентация должна проходить в роскошных холлах. Компания A&Ces предлагает конференц-залы в Киеве, в центре, возле метро. Подготовить зал можно под любой формат мероприятия.
  • Количество приглашенных. Число участников неразрывно связано выбором конференц-зала. Гости не должны чувствовать стеснение, но и огромные просветы между людьми не очень хорошо! Нужно предусмотреть, каким образом будут рассаживаться приглашенные, сколько их будет. В зале на 30 человек, 100 участников будут чувствовать себя неуютно, также неразумно заказывать огромный холл на несколько десятков гостей.
  • Кейтеринг (питание). Это обязательный аспект в организации приемов. Неформальная обстановка расслабляет, а питание необходимо для организма человека, и это прописная истина!
  • Техническое оборудование. Современные ивенты невозможно представить без технических спецсредств: колонки, микрофоны, ноутбуки, проекторы, лазерные указки, доска, другое.
  • Бюджет проекта. Необходимо предусмотреть затратную часть на гостей, кейтеринг, аренду конференц-зала и оборудования, дополнительные средства.
  • Планирование самого мероприятия. Его можно разделить на несколько частей: информационный блок, доклад, кейтеринг, обсуждение.

Обязательно нужно проверить все детали перед началом самой конференции.

Кейтеринг

Что такое «кейтеринг»? Профессиональное ресторанное обслуживание на выезде. Это обязательная составляющая любого приема. На практике, представьте себе, что во время перерыва участникам нечего предложить. Они не будут знать, чем заполнить пустоту, чувство неудовлетворения будет преобладать. Другие приглашенные сами будут искать место, где возможно подкрепиться, обязательно опоздают на вторую часть семинара. Организаторы априори не смогут добиться поставленных целей с таким подходом.

Напротив, перерыв на обед, фуршет дают шанс расслабиться человеку. В неформальной обстановке проще найти общий язык, организовать совместное дело.

Кейтеринг бывает разных видов:

  • кофе-брейк;
  • бизнес-ланч;
  • фуршет;
  • банкет;
  • барбекю;
  • коктейль.

Кейтеринг — обязательное дополнение к информационному блоку. Данный процесс могут организовать только эксперты своего дела.

Как выбрать конференц-зал?

Существует много факторов, на которые должен обратить организатор при выборе холла. Основные рекомендации при выборе конференц-зала:

  • Бюджет на аренду. В современном обществе невозможно организовать мероприятие, не затрачивая средства на аренду холла. Можно провести прием в сарае или цехе, а еще лучше на улице, вообще ни копейки не будет потрачено. Интересно будет ли хоть малейший эффект от такого мероприятия? Да — негативное впечатление и критическое отношение к организаторам!
  • Месторасположение. Локация имеет огромное значение для ивента. Расположение возле метро, в центре, дает определенные возможности для участников добираться самостоятельно на объект. А для приезжих прием за чертой города — неприемлемая практика, если им придется добираться самим.
  • Дизайн. Тематика мероприятия определяет стиль зала. Это может быть классика, современный лофт, аристократический интерьер. Вечеринка требует ярких цветов, а научные исследования минимализма.
  • Оборудование. Объект должен быть оснащен техническими средствами, быть подготовлен для привезенной аппаратуры.Большинству раутов не обойтись без звукового оснащения, некоторым необходимы проекторы для дополнительной визуализации информации.
  • Оснащение дополнительными помещениями. Комната для переговоров — важное помещение для бизнесменов, где предприниматели могут конфиденциально обговорить разные вопросы. Большое дополнительное помещение может быть использовано для фуршетов, кофе-брейка.
  • Типы помещений. Расстановка мебели на объекте — важный момент в организации конгресса. Зал в стиле «Театр» или «Класс» наиболее популярны для больших приемов. «Круглый стол» будет интересен для организаторов дискуссий, семинаров, тренингов. «Т-образный тип» подойдет для доклада руководителя.

Следует обращать внимание на наличие автостоянки, гостиницы рядом, какие культурно-развлекательные учреждения находятся по соседству с залом и т.д. Организаторы должны учесть самые незначительные нюансы при выборе объекта.

По количеству участников необходимо подбирать помещения. A&Ces предлагает конференц-залы киев от 20 до 300 человек. Доступная цена, хорошее расположение, оборудование для конференций, сопровождение — это предложения от компании профессионалов своего дела!

назад